[摘要]上海市外事办公室是管辖、处理上海地区和华东地区对外接待事物，公派签证和驻上海的各国领事馆的主要政府机关单位。文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少,已成为工作中比较突出的问题。利用信息技术，建立办公自动化系统，不但可以加速机关公文流转和办理，扩大信息来源，提高办文质量和办事效率，而且对
上海市外事办公室是管辖、处理上海地区和华东地区对外接待事物，公派签证和驻上海的各国领事馆的主要政府机关单位。文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少,已成为工作中比较突出的问题。
利用信息技术，建立办公自动化系统，不仅能加速机关公文流转和办理，扩大信息源自，提高办文质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、做好参与政务、管理事物、搞好服务的工作，改善上海市对外形象和促进对外友好发展具有积极作用。该办办公自动化工作的总体要求是：认真贯彻国家外交部信息化建设的指导方针，按照我市电子政务信息系统建设的总体要求和部署，结合办公室工作实际，明确目标，分步实施，积极开发利用各种信息资源，努力加快办公自动化系统的建设进程，提高办公室的政务参与、外事管理和后勤服务能力，为推进我市外交事业发展提供保证。
针对上海外事办的具体情况，上海开思决定从传统意义上的OA开始突破，也就是通常所说的公文处理系统，包括收文、发文、档案管理等功能，同时建立全办范围内的电子邮件系统，让所有人员都有自己的电子信箱，可以通过电子信箱互相传递信息；然后进一步推广应用到会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等；最终全面实现信息的网上报送和发布，以及新型的远程/移动用户办公模式，建立和完善该办的综合信息网。
Lotus Notes是目前在办公自动化领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。它可用于开发和安装群件，有强健的跨平台客户服务器应用开发环境和工作方式。利用其文档数据库，用户可以在网上存放、追踪、储存和组织信息。Notes的最大优点是它具有支持各种应用的能力，可提供对任何类型对象的存储，包括文字、数字、图形和声音信息，还可以用OLE等方式嵌入对象。
利用CASE/OA可设置多个应用数据库的特点，企业可设置最贴切的使用模式。例如共享使用模式：所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，可以进行集中控制；或部门独占模式：按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，可以实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据（例如：访问权限的设置，文件流程的定义等）；或按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索，等等。
办公自动化系统的建设是一项十分艰巨的任务，由于该办管辖地区广，下属机构多，内部机构较为复杂，有四十多个处室和直属单位，并且收发文的种类也很繁琐，有行政文件、党委文件、各种承办件和各类报告和等，工作难度和工作量都相当大的。而办公自动化实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，因此系统推广起来有一定困难。例如：公文管理系统要求各级领导在计算机上签署文件，对这种工作方式开始很多人难以适应。后来上海外事办领导小组多次开会，并在领导的带头下，办公室和信息中心不遗余力地才把这个系统推下去。在这方面，我们的体会是：最高领导越多参与，那么系统的推广就会越顺利。
其次，切实抓好宣传和培训工作。办公自动化是一场革命，它要求人们告别复印-传阅-复印的传统工作方法、方式，逐步实现无纸化办公。因此需要全体干部树立新的观念，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全办干部职工中大力宣传办公自动化的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用办公自动化软件，负责辅导和带动全办干部的应用。
最后，要建立相应的规章制度。为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，该办在上海开思的帮助下制定了相应的一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正。高度重视网络安全和保密工作，对机关处室、各直属单位、各县（市）区办提供的各类信息，其内容、数据是否可以公开，各级领导要从源头上严格把关；对各类内部文件、各类信息未经分管领导或市办公室许可，不得随意向其他单位或新闻媒体提供，一经发现严格追究，等等。
1、外办有固定Internet地址，为安全性起见，将OA服务器和Smtp服务器单独安装。
2、OA服务器为主服务器，运行服务器的所有应用和服务（OA,mail），Smtp服务器为附加的服务器，只负责发送Internet邮件和接收来自外部的Internet邮件。两台服务器通讯录是复本关系。
3、防火墙允许TCPIP端口（1352,25）通过,其它协议将被屏蔽。OA服务器和SMTP服务器之间通过1352和25号端口连接。
日前，经过上海开思和外事办的共同努力，该办的公文管理系统已全面推广应用，并取得了一定的实效。它彻底解决了困扰该办政务管理工作中的三大难点：一是提高了文件的传阅速度，特别是承办件，相关领导和处室能及时看到，并及时处理，办公过程渐趋规范；二是实现了信息的共享，扩大了信息面，使办公资源得到合理的使用，同时提高了干部素质；三是大大提高了信息传播的速度，从而提高了办事效率。特别是在该办内部网络重新布局之后，效果尤为明显。
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