根据住建部、民政部有关文件精神，为进一步规范协会外事工作，在以往下发的《协会外事工作管理办法》的基础上，现重新修订《协会外事工作管理办法》，请各单位严格执行。
1、外事出访团组实行年度计划管理。各单位出访团组应于每年10月15日前申报下一年度外事出访团组计划，需将出行目的、邀请、接待单位、活动内容，以及详细的活动日程安排、团组负责人和成员名单、经费预算及来源形成书面材料报协会国际部，由国际部汇总后报协会秘书处审定，经批准后方可实施。
2、在外考察交流期间，要加强外事纪律教育和管理工作，严格按照行程中所规定的出访时间、出访路线完成出访任务。严禁借考察、学习、培训、招商、参展等名义用公款出国旅游，严禁发生在外滞留不归等现象。出访团组回国后，应于十五天内向主管部门递交书面考察报告。
3、凡参加外单位团组的协会工作人员，应征得本单位领导批准并提前三个月书面上报协会国际部备案，注明出行时间、目的、同行人员情况及行程安排等事项。
4、专业委员会副秘书长、报社副总编职务以上的同志出国应出具书面报告，与其所持因公或因私护照等资料复印件报协会登记备案。
5、国际来访交流项目的管理：专业委员会、报社接待外宾需将对方来访目的、名单、简历、来访日期等内容以书面形式上报协会，并在访谈后将有关会谈纪要报协会备案。需要协会领导出面参加的外事活动，应提前一周与协会国际部协调安排。
1、国际科技展览是指以科研、技术及高技术产品的展示交流为目的，境外参展商比例在20%以上的展览会、博览会、技术展示交流会等。举办国际科技会展的申请不可以通过双重渠道上报。
2、主办单位应于每年10月15日之前将展览计划报送协会，展览计划需包括国际科技会展名称（中英文）、主办单位、会展日期、举办地点、会议总人数、会议外宾人数、展览面积、联系方式等信息。
1、协会各部门、委员会应在充分调研的基础上，根据工作重点和实际需要制订在华举办国际会议的下一年度计划，在每年10月15日前报送协会国际部。由国际部汇总后按程序报协会秘书处批准，并报住建部审批备案。
2、申办、承办和举办国际会议（论坛、研讨会、报告会、交流会等）由两部分材料组成：一是会议筹备方案，内容应包括国际会议名称、主办单位、承办单位及协办单位，会议议题和主要内容，举办时间、会期、地点（城市）、与会人员范围、总人数及外宾人数，是否邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席（如邀请，需注明另行报批），经费来源，有关国际组织情况等，并附上有关背景材料。二是可行性报告，内容应包括专业领域国内外基本情况，发展的新趋势分析，申办、承办和举办国际会议的必要性，承办会议组织机构及主要人员情况等。
3、申办、承办和举办国际会议应严格按照中央有关法律法规认真审核，严格把关。经费原则上自筹，应严格执行财政部、协会秘书处等有关财务规定。
4、组织、承办国际会议单位应具备组织和承办的专业队伍，同时对参加国际会议有关人员加强外事纪律教育。
5、国际会议结束后，主办和承办单位应在1个月内将会议总结材料报送协会国际部。
上述外事活动，凡涉及台湾或其他敏感问题的，均须特别提出，事先向协会国际部汇报，绝不允许擅自开展或先斩后奏。
对未经履行报批手续擅自开展涉外活动的，违反外事纪律和财务规定的单位和个人，协会将严肃处理，并追究其个人及有关领导责任。
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